100 > inserire nel corpo della email, eventuali allegati. A prescindere dallo scopo della presentazione, ci sono regole che valgono in qualsiasi situazione. Innanzitutto è essenziale avere dimestichezza con lo strumento di posta elettronica, per fare in modo che il risultato sia in linea con la progettazione; un buon consiglio è “allenarsi” inviando email di test (anche a se stessi) per vedere esattamente il risultato dell’invio. IL MITTENTE Non tutti sanno come saranno “letti”. Il cervello di chi riceve una email da uno sconosciuto, in meno di un secondo, appunto leggendo il mittente, già attiva un primo filtro che porterà a non leggere oppure a leggere il messaggio. Il mittente bianchiotta77@libero.it è certamente scartato in partenza; il mittente Ferramenta Bianchi Ottavio è invece certamente accettato già dal primo istante di lettura. Non serve spiegarne il motivo, ma piuttosto serve sapere che il “mittente” è personalizzabile, fermo restando il proprio indirizzo email che resta non visibile dietro il nome prescelto. IL DESTINATARIO Il destinatario (o i destinatari) di una email di presentazione deve essere attentamente selezionato; bisogna infatti sapere con iPartner esattezza a chi ci si vuole rivolgere per l’obiettivo desiderato. Andando sul sito web del Fornitore con cui si vuol entrare in contatto, ad esempio, è possibile trovare i riferimenti della persona giusta da contattare; l’ultima voce di menù è infatti spesso dedicata ai contatti aziendali in cui, le aziende più attente e meglio organizzate, riportano nomi e indirizzi email dei vari responsabili. Avendo due o più persone contattabili, va scelto chi posizionare nel rigo “A:” e chi nel rigo “Cc:” sapendo che dal primo desideriamo avere considerazione e risposta. IL CORPO Il corpo (contenuto, esclusi gli allegati) della email deve essere sintetico, chiaro, e diretto. Se il “mittente” è professionale, la email viene aperta, e da questo momento, il tempo massimo di attenzione su cui poter contare, va dai 5 ai 10 secondi; in questo apparentemente breve lasso, chi ci legge, deve capire cosa vogliamo e deve maturare la decisione di dedicare a noi del tempo, approfondendo, riflettendo, e quindi rispondendo al nostro messaggio, con, questa volta, tutta la necessaria attenzione. Una email di presentazione dovrebbe sempre iniziare con l’indicazione del destinatario, per rimarcare la conoscenza e quindi la preparazione di chi scrive, che sa esattamente il nome e il cognome del suo “UNA PRESENTAZIONE SCRITTA E, QUINDI, FORMALE DEVE ESSERE INNANZITUTTO PROGETTATA AVENDO BEN CHIARO E DEFINITO IL MOTIVO DELLA PRESENTAZIONE E GLI OBIETTIVI CHE SI VOGLIONO RAGGIUNGERE”
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