101 interlocutore (es. Egr. Dott. Mario Rossi – Metalli Srl) per andare in secondo rigo, immediatamente al motivo del contatto (es. La contattiamo perché interessati ad acquistare vostri prodotti); solo a questo punto è opportuno riportare gli elementi distintivi della propria attività (anzianità, dimensioni, settore, articoli trattati, numero clienti, etc.) Per dare una buona impressione bisogna prestare attenzione alla forma con cui ci si rivolge, che deve necessariamente essere “di cortesia” e deve essere mantenuto il medesimo dall’inizio alla fine del testo. È opportuno dare del “Lei” quando ci si rivolge a una persona definita, riportando la prima sempre maiuscola (es. la Sua azienda… i Suoi collaboratori… etc.) o in alternativa utilizzare il voi, non come forma di cortesia (ormai vetusta), ma rivolgendosi al complesso aziendale (es. vi chiediamo contattarci… la vostra organizzazione… i vostri articoli… etc.) ovviamente questa volta in minuscolo. Parlando invece di sé stessi, sarà opportuno riferirsi al complesso di persone che compongono l’Impresa (es: la nostra attività… gli articoli da noi trattati… i nostri clienti… etc.) poiché tale forma trasferisce a chi ci legge, il concetto di una impresa fatta di un certo numero di persone, attivamente considerate. Attenzione ai copia-incolla: le email di presentazione devono essere sempre attentamente personalizzate, con precisi riferimenti alle produzioni e alle caratteristiche dell’azienda che si sta contattando. LA FIRMA La firma è importantissima. Un’attività che si rispetti, nella firma, deve riportare i propri segni distintivi. Certamente in primo luogo il nome e il cognome di chi scrive, e il proprio ruolo nell’azienda (es. Ottavio Bianchi – Socio e amministratore) poi il nome dell’azienda che deve avere almeno un minimo di dedizione grafica, come un font diverso, come colorazioni diverse, e dimensioni diverse. Non vanno mai omesse le informazioni che conferiscono consistenza all’impresa, come l’indirizzo esatto, i contatti telefonici, l’indirizzo email, e il sito web. Elementi formali come la partita iva o il codice destinatario o il numero Cciaa, vanno invece riportati nel proprio sito web, o nel piè di pagina delle intestazioni dei documenti digitali. Attenzione a inserire le immagini come firma nelle email: Denny Turi oltre ad appesantire il messaggio, spesso vengono scomposte o addirittura cancellate dal sistema del destinatario. I professionisti realizzano su richiesta firme perfette su moduli predefiniti (template) davvero molto belli ed efficaci. L’ALLEGATO Se si è provveduto a realizzare il proprio sito web, si hanno già i contenuti idonei a una presentazione in PDF o in PPT; in alternativa, è sempre consigliabile crearne una, per qualsiasi eventuale evenienza. La struttura di una mini brochure di presentazione deve essere progettata e schematizzata; meglio sempre avvalersi dell’ausilio di un professionista. La presentazione perfetta fornisce tutte le informazioni dell’azienda, tracciando le linee che congiungono la fondazione, la crescita, la trasformazione, il momento presente, e i progetti futuri, marcando i valori in cui ci si riconosce (es: competenza, affidabilità, disponibilità, etc.) prevedendo magari di riportare anche lo staff operativo (persone e competenze). Importante evitare di essere eccessivi e ripetitivi, e completare ogni concetto con un disegno o con una foto. Il materiale raccolto può poi essere utilizzato in modo statico con un PDF (Portable Document Format – documento digitale) o in modo dinamico servendosi di piccole animazioni con un PPT (Presentation Power Point - elaboratore di presentazioni) conferendo in tal modo la percezione di organizzazione ordine, ed efficienza. Un ultimo consiglio: l’allegato, così creato, non deve essere più “pesante” di qualche MB. Ha sempre avuto una grande passione per i meccanismi che regolano i rapporti umani, e per quelli che muovono trapani e smerigliatrici; per questo ha dedicato la sua intera vita professionale al mondo della ferramenta. Ha collaborato con multinazionali e con aziende produttrici di rilievo, ma soprattutto con distributori grossisti, grazie ai quali ha maturato importanti esperienze per l’organizzazione commerciale. È attualmente impegnato a promuovere e diffondere la digitalizzazione nel marketing e delle vendite, per le aziende e per i punti vendita... rigorosamente di ferramenta. DENNY TURI
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